GDPR-policy för Stora Sjötorp Samfällighetsförening

 

GDPR och Dataskyddsförordningen

Den 25 maj 2018 trädde en EU-förordning för hantering av personuppgifter i kraft, som heter GDPR (General Data Protection Regulation) och som på svenska kallas Dataskyddsförordningen. Den ersätter PuL, den svenska personuppgiftslagen som trädde i kraft 1998 och som reglerar hantering av personuppgifter.

 

Uppgiftsminimering

Stora Sjötorp Samfällighetsförening tillämpar enligt GDPR uppgiftsminimering, dvs. vi tar endast in den information som är nödvändig för att kunna upprätthålla den verksamhet som bedrivs av samfälligheten och den kommunikation som är nödvändig med samfällighetens medlemmar. Den information som samfälligheten behöver från medlemmarna beskrivs nedan och inga andra uppgifter registreras.

Stora Sjötorp Samfällighetsförening behandlar nödvändiga personuppgifter som fastighetsbeteckning, fastighetsägare, adress (adress i Stora Sjötorp samt, i förekommande fall, vinteradress), telefonnummer och e-postadress. För styrelseledamöter registreras även personnummer. Dessa personuppgifter sparar vi och behandlar för att kunna informera våra medlemmar och på andra sätt kommunicera med föreningens medlemmar. Stora Sjötorp Samfällighetsförening hanterar (lagrar och använder för kommunikation) medlemmars personuppgifter endast för samfällighetens interna arbete och lämnar inte personuppgifter vidare.

 

Grund för samfällighetsföreningens personuppgiftshantering

En Samfällighetsförening är enligt lagen skyldig hålla register över sina medlemmar.

Grund för Stora Sjötorp Samfällighetsförenings personuppgiftshantering är det avtal som finns med medlemmarna där föreningens stadgar kan ses som ett avtal, vilket innebär att den vanliga medlemshanteringen baseras på avtal.

Vår ambition är att alltid ha så korrekta och uppdaterade uppgifter som möjligt och styrelsen vill vänligen uppmana alla medlemmar att meddela oss om ni har ändrat någon uppgift, till exempel om ni flyttat eller bytt telefonnummer.

E-postadress är inte en lagstadgad uppgift. Stora Sjötorp Samfällighetsförening har dock gjort bedömningen att Stora Sjötorp Samfällighetsförenings intresse av att enkelt kunna kommunicera med medlemmarna väger tyngre än den registrerades och att behandlingen är nödvändig för ändamålet.

 

Personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvarige bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen avpersonuppgifter. Personuppgiftsansvarig är Styrelsen för Stora Sjötorp Samfällighetsförening som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och skälet till att de behövs.

 

Samtycke

Samtycke till registrering av personuppgifter är en av de viktigaste nyheterna i GDPR. För dig som ägare av en fastighet inom Stora Sjötorp Samfällighetsförening är detta däremot inte tillämpbart. I och med att en fastighet överlåts blir du automatiskt delägare i Stora Sjötorp Samfällighetsförening som förvaltar de gemensamt ägda anläggningarna. Samfälligheten behöver inte inhämta samtycke från en ny fastighetsägare då ett ägande av en fastighet också innebär en del i de gemensamt ägda anläggningarna.

 

Hur länge uppgifterna sparas

Stora Sjötorp Samfällighetsförening sparar aldrig personuppgifterna längre än vad som behövs. Om vi inte anger något annat sparar vi dina personuppgifter så länge som du äger en fastighet Stora Sjötorp Samfällighetsförening. När fastigheten inte längre är i din ägo raderas (eller anonymiseras) uppgifterna efter maximalt 6 månader förutom då vi enligt lag är skyldiga att spara dem under en längre tid.

 

Hur uppgifterna skyddas

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, förenliga med branschstandard, för att säkerställa att all information som vi behandlar skyddas från att obehöriga får del av den. Endast styrelsen har tillgång till informationen om dig och hanteringen av informationen är strikt reglerad.

I de fall Stora Sjötorp Samfällighetsförening anlitar externa samarbetspartners där person- och fastighetsregistret krävs för uppgiften tecknar Samfälligheten ett personuppgiftsbiträdesavtal.

 

Dina rättigheter

Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar (ett så kallat registerutdrag). Begäran om sådant utdrag ska göras skriftligt och vara undertecknad av dig. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, kommer vi lämna en motivering till dig. Observera att vi endast lämnar ut sådana uppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig.

Du ansvarar för att dina personuppgifter hos oss är aktuella. Märker du att vi har felaktiga uppgifter om dig har du rätt att begära att vi rättar sådana uppgifter. Du har också rätt att komplettera med sådana personuppgifter som du anser saknas och som är relevanta med hänsyn till det ändamålet vi har med behandlingen av dina personuppgifter.

 

Rätt till invändning

Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen.

 

Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddsreglering bör du anmäla detta till oss så fort som möjligt. Du kan även vända dig direkt till Datainspektionen och lämna in ditt klagomål.

 

Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter

Om du vill utöva dina rättigheter så som din rätt till rättelse, radering av personuppgifter, utöva din rätt till invändning, återkallande av samtycke eller lämna klagomål kontaktar du vår styrelse.

 

Ytterligare information om GDPR finns på https://www.datainspektionen.se/lagar–regler/dataskyddsforordningen/