Kallelse till årsstämma 2020

Medlemmar i Stora Sjötorp Samfällighetsförening kallas härmed till ordinarie årsstämma lördagen 9 maj 2020 kl. 10.00.
Årsstämman kommer att hållas i Garnhuset, Beddingestrand.

Dagordning

1. Mötet öppnas
2. Val av ordförande för stämman
3. Val av sekreterare för stämman
4. Val av två justeringsmän
5. Godkännande av kallelse och dagordning och fastställande av röstlängd
6. Styrelsens och revisorernas berättelser
   1. Förvaltningsberättelse (Bilaga 1)
   2. Årsbokslut (Bilaga 2)
   3. Revisionsberättelse (Bilaga 3)
7. Ansvarsfrihet för styrelsen
8. Framställningar från styrelsen
   1. Fastställande av årsavgift 2020 samt förslag på årsavgift 2021.
   2. Markupplåtelseavtal EON Energidistribution AB avseende markkabel
   3. Publicering av protokoll på hemsidan
9. Ersättning till styrelsen och revisorerna
10. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd (Bilaga 4)
11. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter (Bilaga 5)
12. Val av revisor och revisorssuppleant (Bilaga 5)
13. Val av valberedning
14. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt
15. Mötet avslutas

OBS!  

Alla handlingar har skickats via email till alla fastighetsägare.  Har ni inte fått handlingarna så beror det kanske på att ni bytt emailadress. Glöm därför inte att meddela er rätta emailadress då en del information, t ex bilagorna till denna kallelse, endast skickas via email.

Medlemmar erinras om att årsavgiften som fastställs på stämman skall finnas på Samfällighetens konto senast 2020-06-30. Betalning görs genom inbetalning till bankgiro 5305-2908.

Eventuella fullmakter, stående fullmakter skall anmälas vid registreringen före stämman då röstlängden upprättas.
Ombud får ej företräda mer än en medlem.

Särskilda arrangemang vid årsstämma 2020-05-09 på grund av risk för smittspridning av viruset COVID-19

Enligt Stora Sjötorp Samfällighetsförenings stadgar § 13 ska årsstämma hållas i maj månad. Enligt nu gällande direktiv är inte sammankomster med mer än 50 personer tillåtna. Styrelsen har vid sammanträde 2020-04-21 beslutat att årsstämman ska hållas som planerat 2020-05-09 men med vissa förändringar. Detta under förutsättning att nya direktiv inte utfärdas som skulle omöjliggöra genomförandet av årsstämman.

För närvarande bedömer Folkhälsomyndigheten att risken för spridning av viruset är mycket hög. Rekommendationerna från myndigheten för att begränsa risken för generell smittspridning är bland annat att undvika stora folksamlingar och trängsel. Om man inte kan undvika folksamling så bör tiden som spenderas i en folksamling minimeras.

Stora Sjötorp Samfällighetsförening värnar om föreningens medlemmar liksom deras möjlighet att på årsstämman utöva sina rättigheter. Med anledning av detta har styrelsen beslutat att vidta särskilda åtgärder vid årsstämman 9 maj 2020. Arrangemanget vid årsstämman 2020 kommer att förändras i förhållande till tidigare årsstämmor på följande sätt.

• Ingen förtäring av kaffe tillhandahålls i samband med stämman.
• Stämman kommer att minimeras i tid utan att inskränka medlemmarnas rättigheter.
• För att minimera antalet deltagare rekommenderar styrelsen att endast en representant från varje fastighet deltar på årsstämman.
• Medlemmar som är sjuka skall ej delta på årsstämman och medlemmar som tillhör en riskgrupp bör inte heller delta i stämman utan istället rösta genom ombud. Fullmaktsformulär bifogas kallelsen.
• Medlemmar uppmanas att under stämman att hålla avstånd till varandra och inte handhälsa.

Omfattningen av den fortsatta spridningen av coronaviruset är alltjämt svår att bedöma och Stora Sjötorps Samfällighetsförenings styrelse följer utvecklingen noggrant. Om ytterligare ändringar rörande årsstämman behöver vidtas kommer information om detta att skickas ut till medlemmarna via e-post.

Styrelsens intention är således att genomföra årsstämman som planerat den 9 maj. Vid tjänlig väderlek kommer stämman att hållas utomhus i anslutning till Garnhuset. I annat fall kommer stämman att hållas inne i Garnhuset.